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2008/01/23

厨の研究 おまけ

メールの振り分け・自動返信

 Windows Vistaに搭載されているWindowsメールを例にとり、自動振り分けと自動返信の設定方法を紹介します。迷惑メールなどは自動振り分け機能を使って、新たに作成したフォルダに移動させておけば鬱陶しさは少なくなります。自動返信機能なら、迷惑メールの送信者(厨)へのけん制になるかもしれません。

●受信メールの自動振り分け設定方法

[1]
 ツールバーから[ツール]→[メッセージルール]→[メール]を選択します。

Rule01_2

[2]
 [新規のメールルール]ウィンドウが表示されます。

Rule02_2

[3]
 [1.ルールの条件を選択してください]のリストボックスの中から、振り分けるメールを選別するための条件を選びクリックします。複数の条件を選択することも可能です。選択された条件にはチェックマークが付き、[3.ルールの説明]欄に表示されます。

差出人にユーザーが含まれている場合 「差出人」(From:)に特定のメールアドレスが含まれているメールを振り分けます。
件名に指定した言葉が含まれる場合 「件名」(Subject:)に特定のキーワードが含まれているメールを振り分けます。
メッセージ本文に指定した言葉が含まれる場合 本文に特定のキーワードが含まれているメールを振り分けます。
宛先にユーザーが含まれている場合 「宛先」(To:)に特定のメールアドレスが含まれているメールを振り分けます。
CCにユーザーが含まれている場合 「CC」に特定のメールアドレスが含まれているメールを振り分けます。
宛先またはCCにユーザーが含まれている場合 「宛先」か「CC」に特定のメールアドレスが含まれているメールを振り分けます。
メッセージの重要度が指定した重要度である場合 「重要度」(X-Priority:)が指定したレベルのメールを振り分けます。
メッセージが指定したアカウントに送信された場合 特定のアカウントで受信したメールを振り分けます。
メッセージのサイズが指定したサイズ以上の場合 指定したサイズ以上のメールを振り分けます。
メッセージが指定したセキュリティ状態である場合 指定したセキュリティ状態にあるメールを振り分けます。
すべてのメッセージに適用する すべてのメールを振り分けます。
※この条件を選択すると、他の条件は無効になります。

[4]
 [3]で選択した条件によっては、[3.ルールの説明]でさらに条件を設定する必要があります。たとえば、条件が「指定した言葉が含まれる場合」の場合には「キーワード」を、「ユーザーが含まれている場合」には「メールアドレス」を指定します。文字列の下線部分をクリックすれば、対応したダイアログボックスが表示されます。

Rule03

・ユーザーの選択

Rule04  入力欄に指定するメールアドレスを入力し<追加>ボタンをクリックするか、<アドレス帳>ボタンをクリックしてアドレス帳からメールアドレスを指定します。複数のアドレスを指定できます。<オプション>ボタンをクリックすれば、さらに詳細な条件を設定できます。
 設定が終わったら<OK>ボタンをクリックします。

・単語の入力

Rule05  入力欄に指定するキーワードを入力し<追加>ボタンをクリックします。複数のキーワードを指定できます。<オプション>ボタンをクリックすれば、さらに詳細な条件を設定できます。
 設定が終わったら<OK>ボタンをクリックします。

・アカウントの選択

Rule06  ドロップダウンリストから指定するアカウントを選択し<OK>ボタンをクリックします。

※「重要度」「セキュリティ状態」「サイズ」「添付ファイル」については、説明を割愛します。

 また、複数の条件を選択した場合、条件を「および」(and)か「または」(or)のいずれかで分岐させるかを指定できます。下線付きの「および」か「または」の文字列をクリックすると選択ダイアログボックスが表示されます。条件を厳しく絞り込むなら「または」を、条件を緩く広くしたいなら「または」を指定しましょう。

Rule07 メッセージが、すべての条件を満たす場合
 「および」:条件を and で接続します。

メッセージが、少なくとも1つの条件を満たす場合
 「または」:条件を or で接続します。

[5]
 振り分ける条件が決まったら、[2.ルールのアクションを選択してください]リストでメールの処理方法を選択します。複数の処理方法を同時に指定できます。

指定したフォルダに移動する 条件に合致するメールを指定したフォルダに移動します。[受信トレイ]からは削除されます。
指定したフォルダにコピーする 条件に合致するメールを指定したフォルダにコピーします。[受信トレイ]からは削除されません。
削除する 条件に合致するメールを削除します。
指定したユーザーに転送する 条件に合致するメールを指定したメールアカウントに転送します。[受信トレイ]からは削除されません。
指定した色で強調表示する 条件に合致するメールを指定した色で強調表示します。
フラグを付ける 条件に合致するメールにフラグを付けて表示します。
すべて開封 条件に合致するメールを開封した状態にします。
メッセージをマークまたは無視の状態に設定する 条件に合致するメールに[マーク/無視]に設定します。[マーク/無視]に設定すると関連するメッセージが色つきのツリー表示になります。
指定したメッセージで返信する 条件に合致するメールに対し指定したメッセージで返信を行います。自動返信はこの処理を使用します。
ルールの処理を中止する 上限に合致するメールに対し処理を中止します。
サーバーからダウンロードしない 条件に合致するメールはメールサーバーからダウンロードしません。サーバーにはメールが残ります。
サーバーから削除する 条件に合致するメールはメールサーバーから削除します。

※「ルールの処理を中止する」「サーバーからダウンロードしない」「サーバーから削除する」の3つは、他の処理との併用はできず単独でしか選択できません。

[6]
 [5]で指定した処理によっては、[3.ルールの説明]でさらに詳細な処理を指定する必要があります。下線部分をクリックすると、対応するダイアログボックスが表示されます。

・指定したフォルダ

Rule08  移動先またはコピー先のフォルダ選択ダイアログボックスが表示されます。フォルダを指定し<OK>ボタンをクリックします。新しいフォルダを作るには<新規フォルダ>ボタンをクリックします。

・指定したユーザー

Rule09  [ユーザーの選択]ダイアログボックスが表示されます。[アドレス]欄にメールアドレスを入力するか、<アドレス帳>ボタンをクリックしてアドレス帳からメールアドレスを指定します。設定が終わったら<OK>ボタンをクリックします。

・指定した色

Rule10  [色の選択]ダイアログボックスが表示されます。ドロップダウンリストから色を選択し<OK>ボタンをクリックします。

・マークまたは無視の状態

Rule11  [マークまたは無視]ダイアログボックスが表示されます。[メッセージをマークする]または[メッセージを無視する]をクリックして選択します。選択が終わったら<OK>ボタンをクリックします。

・指定したメッセージ

Rule12  [開く]ダイアログボックスが表示されます。あらかじめ作成しておいた返信用のメールファイルを選択し<開く>ボタンをクリックします。

[7]
 [4.ルール名]に設定したメールルールの名前を入力します。初期値(「新規のメール ルール (番号)」)のままでもかまいませんが、わかりやすい名前を付けておくと後で編集する場合などに楽です。

Rule13

[8]
 すべての設定が終わったら<OK>ボタンをクリックします。

[9]
 [メッセージ ルール]ダイアログボックスが表示されます。作成したメール ルールが登録されていることを確認します。<適用>ボタンをクリックすると、すでに受信したメールに対してルールが適用され、条件に合うメールの処理が行われます。以後は、メール受信時自動的にルールが適用され処理が行われます。
 <OK>ボタンをクリックすると、ダイアログボックスが閉じます。

Rule14

長くなったので、自動返信については別のエントリーに分けます。

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コメント

いや、あの・・・お願いですから「自動返信機能」でスパムに返信、は、やめてください(笑
最近はスパムでも送信者詐称が当たり前のようになってるし、そうでなくても返信すればアドレスの売り値(活きアドレス証明付^^)、上がりますので(T_T)

投稿: shoda.tk | 2008/01/24 01:56

駐車って…なんだろう…?

投稿: BlogPetのシャム | 2008/01/24 11:27

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